SIDEBAR
»
S
I
D
E
B
A
R
«
การออกเลขส่งหนังสือกลับไปยังหน่วยงานต้นเรื่อง (กรณีใช้บันทึกต้นเรื่องเดิม) ในระบบ Less Paper
พ.ค. 22nd, 2021 by pacharamon

ขอแนะนำวิธีการทำงานในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Less Paper ต่อนะคะ ในส่วนของการออกเลขส่งหนังสือกลับไปยังหน่วยงานต้นเรื่อง (กรณีใช้บันทึกต้นเรื่องเดิม)

เมื่อมีหน่วยงานอื่น  (หน่วยงานภายใน ) ส่งเรื่องมาหาหน่วยงานของเราเพื่อให้พิจารณาดำเนินการ  และต้องส่งเรื่องตอบกลับ  มีขั้นตอน คือสารบรรณของหน่วยงานที่รับเรื่อง ดำเนินการ เสนอ ผู้บังคับบัญชา และผู้บังคับบัญชาเกษียนหนังสือ พร้อมลงนามสั่งการ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว  ขั้นตอนการนำเสนอเรื่องจะ กลับมายังสารบรรณ   ดังนี้

  1. คลิกเมนู :  Salabun
  2. คลิกเมนู : หนังสือส่ง > รอเลขที่หนังสือ
  3. คลิกเมนู : เลขที่หนังสือ >  รอดำเนินการ  >  คลิกเปิดเอกสารที่รอดำเนินการ พร้อมทั้ง   Downolad  บันทึกไว้ที่เครื่องคอมพิเตอร์
  4. คลิกเมนู : นำเข้าเอกสาร  >  คลิกเอกสาร ที่   Downolad   ไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมนำเข้าระบบ  >  เลือกประเภทเลขที่หนังสือส่ง  (ซึงอาจออกเลขในนามหน่วยงานหรือในนามของแผนกก็ได้)   >   คลิกเลือกประเภทหนังสือ  (ประเภทภายในหรือภายนอก)   > คลิก ขอเลข  >  ใส่รายละเอียดย่อย   >  กดบันทึกหนังสือ
  5. คลิกเมนู :  ขั้นตอนเอกสาร>  เลือกหน่วยงานต้นเรื่องที่จะส่งกลับ >  คลิก ส่งเอกสาร
  6. จบขั้นตอน การส่งเรื่องตอบกลับหน่วยงานต้นเรื่อง หน่วยงานต้นเรื่องเป็น ผู้รับดำเนินการในลำดับต่อไป

    ภาพประกอบ 1

    ภาพประกอบ 2

Read the rest of this entry »

View (29)

การลงทะเบียนส่งเอกสาร (กรณีเสนอเซ็นต์สด)​
ม.ค. 12th, 2021 by pacharamon

มหาวิทยาลัยหัวเฉึยวเฉลิมพระเกียรติ ได้นำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Less Paper (LP) มาใช้เมื่อช่วงการเกิดโรคระบาดโควิด-19 รอบแรก ทำให้การเสนอบันทึกเพื่ออนุมัติเห็นชอบ หรือการแจ้งข่าวสารต่างๆ เป็นไปอย่างไม่หยุดชะงัก มีการปรับวิธีการทำงานบางอย่าง เช่น เอกสารการเงิน เพื่อให้สามารถดำเนินการต่อไปและสอดคล้องกับระเบียบ ขั้นตอน เช่น การเสนอเอกสารกรณีเซ็นต์สด ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

เมื่อเข้าระบบ Less Paper และคลิก login เข้าระบบ แล้ว

ขั้นตอนการเข้า Login

Read the rest of this entry »

View (32)

เรียนรู้ “การสร้าง / เสนอหนังสือส่งออก”
ก.ค. 14th, 2020 by pacharamon

เป็นที่ทราบกันว่า ระบบ LessPaper เป็นระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจร ที่ทันสมัย ครอบคลุม ขั้นตอนการดำเนินงานเกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ หลายขั้นตอน ดังนั้น เรามาเรียนรู้ขั้นตอน การสร้าง / และเสนอหนังสือส่งออก ซึ่งเป็นอีก 1 ขั้นตอน ที่น่าสนใจเรียนรู้และศึกษาให้เข้าใจ เพื่อการปฏิบัติงานได้เป็นอย่างดี

*** เริ่มกันเลยค่ะ ***

  1. Login เข้าระบบ Less paper ที่ URL lesspaper2.affix.co.th/hcu
  2. ใส่ User Name
  3. ใส่ PASSWORD

      ขั้นตอนการเข้า Login

Read the rest of this entry »

View (205)

ปรับเปลี่ยนวิกฤตให้เป็นโอกาสในการเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ : ระบบ LessPaper
มิ.ย. 25th, 2020 by pacharamon

ทั่วโลกต่างก็ประสบกับการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19  (COVID -19) ซึ่งส่งผลให้หลายๆ องค์กร ต้องหยุดทำงาน  “อยู่บ้าน หยุดเชื้อ เพื่อชาติ”

มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ เป็นอีกหน่วยงานหนึ่งที่ต้องปิดทำการชั่วคราว แต่ในขณะเดียวกันการทำงานก็ต้องเดินหน้า  ไม่หยุดชะงัก  จึงเริ่มปรับเปลี่ยนรูปแบบการนำเสนอเอกสารต่อผู้บังคับบัญชา ในขณะที่ไม่สามารถเข้ามาในมหาวิทยาลัยได้ เพื่อให้งานเดินสะดวก รวดเร็ว ไม่สะดุด และก็ไม่ต้องออกมาเผชิญกับโรคระบาด  มหาวิทยาลัยฯ  จึงพิจารณานำ LessPaper ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจร เข้ามาใช้ในสถานการณ์แพร่ระบาดที่เกิดขึ้น

ในฐานะผู้ปฏิบัติงาน ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารโดยตรง ได้ใช้วิกฤตให้เป็นโอกาส  เรียนรู้ระบบวิธีการลงทะเบียนรับหนังสือ การเสนอเรื่องเพื่อพิจารณาลงนาม การดำเนินการการส่งหนังสือออกภายใน –  ภายนอก การแจ้งเวียนเพื่อทราบ ฯลฯ แบบใหม่ รวมถึงขั้นตอนต่างๆ อีกมากมายในการเข้าทำงานด้วย LessPaper  Read the rest of this entry »

View (116)

การดำเนินการกับเอกสารแลกเปลี่ยนเวร
มิ.ย. 25th, 2019 by pacharamon

บุคลากรของศูนย์บรรณสารสนเทศ มีหน้าที่ในการปฏิบัติงานนอกเวลาทำการ เพื่อให้บริการผู้ใช้บริการ โดยมีหลายกรณีที่บุคลากรไม่สามารถปฏิบัติงานตามตารางที่วางไว้ จึงต้องมีการกรอกข้อมูลเพื่อการปรับเปลี่ยนตารางการปฏิบัติงานนอกเวลาทำการ แต่หลายๆ ครั้งที่การกรอกแบบฟอร์มนั้น มีความไม่ชัดเจน และไม่สมบูรณ์ อาจส่งผลทำให้บุคลากร มีข้อมูลในระบบการปฏิบัติงานไม่ถูกต้องได้ ดังนั้น ผู้เขียน ซึ่งเป็นผู้ดูแลการส่งข้อมูลการปฏิบัติงานส่งกองทรัพยากรบุคคล จึงขอให้ข้อมูลเพื่อเป็นแนวปฏิบัติที่ดีกันต่อไป

ข้อปฏิบัติการเขียนแบบเปลี่ยนแปลงตารางปฏิบัติหน้าที่ ดังนี้

1.หากมีการเปลี่ยนแปลงการเข้าปฎิบัติงานเหลื่อมเวลาให้ขอแบบฟอร์มเปลี่ยนแปลงตารางปฏิบัติหน้าที่ ได้ที่ สำนักงานเลขานุการ ชั้น 2 พร้อมลงชื่อรับแบบฟอร์มในสมุดรายการเบิกทุกครั้ง Read the rest of this entry »

View (32)

การจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม
มิ.ย. 25th, 2019 by pacharamon

ผู้เขียนปฏิบัติงานในส่วนของสำนักงานเลขานุการ  เกี่ยวข้องกับเอกสารเป็นจำนวนมาก มีทั้งรับเข้าและส่งออก ทั้งภายในและภายนอก ซึ่งหากไม่มีการจัดเก็บที่เป็นระเบียบ จะทำให้ไม่สามารถหาเอกสารพบ ไม่มีพื้นที่ทำงานเพียงพอ ไม่สวยงาม เพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้สภาพแวดล้อมในที่ทำงานดีขึ้น  สะอาด สวยงานและมีพื้นที่ในการทำงานที่เพิ่มขึ้น  จึงต้องมีการจัดระเบียบเอกสารที่มีจำนวนมากมาย ให้เข้าที่ มีระเบียบ สามารถค้นหาเอกสารได้ง่าย รวดเร็วและถูกต้อง รวมทั้งเกิดภาพที่สวยงาม มีสภาพแวดล้อมที่ดีกันดีกว่าค่ะ

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารจัดเก็บเข้าแฟ้มประกอบด้วยรายละเอียด ดังนี้

1. การจัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม

1.1 จัดเตรียมอุปกรณ์ที่มีอยู่แล้วในสำนักงาน  เช่น กล่องกระดาษ แฟ้มเอกสาร  รวมถึงพื้นที่โล่งว่าง  ชั้นวางเอกสาร  ตู้ใส่เอกสาร และต้องรวบรวมเอกสารที่จัดเก็บมารวมกันให้หมด เพื่อสะดวก ไม่เสียเวลาในการจัดใหม่กรณีที่มีเอกสารตกค้าง Read the rest of this entry »

View (514)

กิจกรรมการออกกำลังกายเพื่อสุขภาพ
มิ.ย. 11th, 2018 by pacharamon

  โครงการกิจกรรมออกกำลังกายเพื่อสุขภาพที่ดีของเราชาว ศบส.

สำนักงานเลขานุการ ศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้จัดโครงการ “กิจกรรมการออกกำลังกายเพื่อสุขภาพ” ซึ่งโครงการดังกล่าว จัดขึ้นเพื่อให้เป็นไปตามแผนกลยุทธ์ ศูนย์บรรณสารสนเทศ ยุทธศาสตร์ที่ 6 เรื่อง การบริหารจัดการศูนย์บรรณสารสนเทศ อย่างมีประสิทธิภาพ พอเพียง ตามหลักธรรมาภิบาล ในมาตรการที่ 2.6 บริหารจัดการเพื่อมุ่งสู่มหาวิทยาลัยคุณธรรมและคุณภาพอย่างยั่งยืน (Life Long Quality) โดยรวมถึง การมีสุขภาพที่ดี (Life Long Health Quality) ซึ่งมีระยะเวลาการจัดกิจกรรมตลอดปีการศึกษา 2560
Read the rest of this entry »

View (31)

ประดิษฐ์โซฟาจากยางล้อรถยนต์เก่า
มิ.ย. 11th, 2018 by pacharamon

ผู้เขียนมีความตระหนักในการนำของใช้แล้วมาทำประโยชน์ได้ใหม่ อันเป็นการแสดงให้เห็นถึงการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในครอบครัว และเป็นการใช้เวลาว่างให้เกิดประโยชน์  ผู้เขียนและครอบครัว มักจะทำกิจกรรมในเรื่องการดัดแปลงของที่ไม่ใช้แล้วนำมาดัดแปลงเป็นสิ่งของที่ใช้ได้ใหม่อยู่เสมอๆ เช่น ดัดแปลงภาชนะที่ไม่ใช้แล้วเป็นกระถางปลูกต้นไม้ ทำที่นอนสุนัขแบบเก๋ๆ ทำโซฟา ฯลฯ ผลงานล่าสุดของครอบครัว ก็คือ การประดิษฐ์โซฟาจากล้อรถยนต์ เพื่อประดับสวน นั่งเล่น สวยงาม โซฟาที่ดูเหมือนง่ายแต่ก็ยากเหมือนกันนะคะ  ขอบอก!  ผู้เขียนจึงขอแบ่งปันประสบการณ์การทำโซฟาจากยางรถยนต์ เผื่อจะเป็นประโยชน์ต่อท่านผู้อ่านบ้าง ดังนี้

ขั้นตอนการทำ
1.ขอความอนุเคราะห์จาก เพื่อน หรือ คนรู้จัก ที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์จากล้อรถยนต์แล้ว จำนวน 10 ล้อ นำมาล้างทำความสะอาด ตากทิ้งไว้ให้แห้ง ดูขนาดล้อรถว่ามีขนาดที่สมดุลกันหรือไม่ ซึงต้องใช้ขนาดที่ใกล้เคียงกัน

รูปที่ 1 ขั้นตอนการทำโซฟา

รูปที่ 1 ขั้นตอนการล้างทำความสะอาด

Read the rest of this entry »

View (1020)

ขั้นตอนการปฏิบัติงานสารบรรณ
มิ.ย. 23rd, 2017 by pacharamon

ในฐานะที่ผู้เขียน ซึ่งเป็นผู้ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับ “งานสารบรรณ ขอบข่ายงานสารบรรณ มีเนื้องานมากมายหลากหลาย ผู้เขียน ขอเอ่ยถึงวิธีการปฏิบัติในส่วนงานที่ได้รับ คือ งานที่เกี่ยวกับงานเอกสาร ซึ่งเริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การจัดพิมพ์ การรับ การส่ง

ความหมายของ “งานสารบรรณ” ทำให้สามารถเห็นถึงขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณ ดังนี้

  • การจัดทำเอกสาร (พิจารณา-คิด-ร่าง เขียน ตรวจร่าง-พิมพ์ ทาน เสนอ-ลงนาม-สำเนา)
  • การส่ง (ตรวจสอบ-ลงทะเบียนส่ง-ลงวันเดือนปี-บรรจุซอง-นำส่งเอกสาร)
  • การรับ (ตรวจสอบ-ลงทะเบียนรับ-นำส่งแจกจ่าย)

ขั้นตอนการรับหนังสือ

  1. ตรวจสอบหนังสือที่รับเข้ามา ครบถ้วน สภาพเรียบร้อย
  2. เปิดซองเอกสารและตรวจเอกสาร
  3. จัดลำดับความสำคัญ ความเร่งด่วน เพื่อดำเนินการก่อนหลัง
  4. ประทับตราหน่วยงานรับหนังสือ
  5. ลงทะเบียนรับหนังสือ โดย ลงเลขรับเอกสาร วันที่รับเอกสาร เวลารับเอกสาร และลงชื่อผู้รับเอกสาร
  6. ส่งหนังสือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการต่อไป

ขั้นตอนการส่งหนังสือ

  1. หน่วยงานเจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อย เช่น ผู้บังคับบัญชาลงนามเรียบร้อยแล้ว มีเอกสารที่ต้องแนบต้นเรื่องครบถ้วนเรียบร้อย
  2. ลงทะเบียนส่งหนังสือในสมุดทะเบียนหนังสือส่ง
  3. ลงเลขและวันเดือนปีในหนังสือที่จะส่งอออก และสำเนาคู่ฉบับให้ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวันเดือนปีในทะเบียนหนังสือส่ง (ตามข้อ 2)
  4. บรรจุซอง ปิดผนึกและจ่าหน้าซองถึงหน่วยงานผู้รับ
  5. นำส่งให้เจ้าหน้าที่นำส่งเอกสาร ทางโทรสาร หรือ ทางไปรษณีย์ (ซึ่งแล้วแต่กรณี)

 

View (88)

จาก บฝ. 1 ถึง บฝ. 2
มิ.ย. 22nd, 2017 by pacharamon

งานที่ผู้เขียนได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติ คือ การดำเนินการขั้นตอนต่างๆ ของการพัฒนาบุคลากร ที่ได้รับมอบหมายในการเข้าร่วมประชุม  สัมมนา อบรมดูงานหรือฝึกอบรม ซึ่งมีขั้นตอนในการดำเนินการ ดังนี้

กรณีการเข้าร่วมประชุม / สัมมนา / ดูงานหรือฝึกอบรม ภายนอก หรือภายใน ที่มีค่าใช้จ่าย

1.รับบันทึกข้อความเชิญเข้าร่วมประชุม/สัมมนา/ดูงานหรือฝึกอบรม จากหน่วยงานภายนอก โดยลงทะบียนรับเอกสารในสมุดทะเบียนรับ

2. นำเสนอผู้บังคับบัญชา(ผู้อำนวยการ/หัวหน้าหน่วยงาน) เพื่อพิจารณาอนุมัติ ให้บุคลากรที่เหมาะสมและเกี่ยวข้องเข้าร่วม (ซึ่งแล้วแต่กิจกรรมนั้นๆ)

3. แจ้งบุคลากรที่ได้รับมอบหมายเข้าร่วมเพื่อรับทราบ พร้อมทั้ง จัดทำแบบแสดงความจำนงค์เข้าร่วมการประชุม / สัมมนา/ดูงานหรือฝึกอบรม (บฝ.1) Read the rest of this entry »

View (30)

»  Substance:WordPress   »  Style:Ahren Ahimsa