SIDEBAR
»
S
I
D
E
B
A
R
«
“การจัดทำทะเบียนรายชื่อเอกสารใช้งานศูนย์บรรณสารสนเทศ”
พฤศจิกายน 30th, 2018 by ratchanee

ถ้าหากจะพูดว่า “ทะเบียนรายชื่อเอกสารใช้งาน” หลายคนอาจจะยังไม่คุ้นเคย แต่หากพูดว่า “รายชื่อแฟ้มเอกสาร” อย่างหลังน่าจะคุ้นเคยมากกว่า

ทุกๆ ปีการศึกษา สำนักงานเลขานุการ จะมีหน้าที่ในการสำรวจแฟ้มเอกสารของศูนย์บรรณสารสนเทศ  ที่มีจัดเก็บอยู่ที่สำนักงานเลขานุการ และแผนกอื่นๆ ว่ามีชื่อแฟ้มเอกสารอะไรบ้าง ระยะเวลาของเอกสารภายในแฟ้ม  เพื่อจัดทำเป็น “ทะเบียนรายชื่อเอกสารใช้งาน” ของศูนย์บรรณสารสนเทศ ส่งไปให้กับกองกลาง เป็นประจำทุกปี

การจัดเก็บเอกสารของศูนย์บรรณสารฯ มีลักษณะเหมือนให้สำนักงานเลขานุการเป็นศูนย์กลางในการจัดเก็บ ควบคุม ดูแล และให้รหัสแฟ้มเอกสารกับทุกแผนก และให้ทุกแผนกนำแฟ้มเอกสารมาจัดเก็บไว้ที่สำนักงานเลขานุการ  ยกเว้นบางกรณีที่บางแผนกอาจมีความจำเป็นในการใช้งานแฟ้มเอกสารนั้นบ่อยๆ  แฟ้มเอกสารนั้น อาจจะอยู่กับทั้งสำนักงานเลขานุการและอยู่ที่แผนกอื่น

ตัวอย่างเช่น แฟ้มเอกสารรหัส 11.2.1 ตรวจสอบพันธะ (ระยะเวลาเอกสาร 2558-2561)

– 11.2.1 ตรวจสอบพันธะ (ระยะเวลาเอกสาร 2558-2560)  เก็บไว้ที่สำนักงานเลขานุการ

– 11.2.1 ตรวจสอบพันธะ (ระยะเวลาเอกสาร  2561)  เก็บไว้ที่แผนกบริการสารสนเทศ

 

จากตัวอย่างการจัดเก็บ จะเห็นว่าเมื่อครบปีการศึกษา 2561 แผนกบริการสารสนเทศจะต้องนำแฟ้มเอกสารตรวจสอบพันธะ ไปจัดเก็บไว้ที่สำนักงานเลขานุการ และจะเปิดแฟ้มตรวจสอบพันธะ ปี 2562 ขึ้นใหม่  ส่วนสำนักงานเลขานุการก็จะทำการส่งรายชื่อแฟ้มตรวจสอบพันธะ ปี 2558 ไปให้กับกองกลาง เพื่อนัดวันมาจัดเก็บเพื่อส่งทำลาย  เป็นแบบนี้เป็นประจำทุกปี

การจัดทำทะเบียนรายชื่อเอกสารใช้งานของศูนย์บรรณสารสนเทศ จัดทำตามประกาศของมหาวิทยาลัยฯ ที่กำหนดให้ทุกหน่วยงานจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบเดียวกัน โดยประกาศเมื่อวันที่ 21 มิถุนายน พ.ศ. 2542 (ประกาศมหาวิทยาลัยฯ ที่ 81/2542 เรื่อง หมวดจัดเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัย) และเมื่อมีการเพิ่มหมวดเอกสาร ก็ได้มีประกาศอีกครั้งเมื่อวันที่ 15 พฤศจิกายน พ.ศ. 2543 (ประกาศมหาวิทยาลัยฯ ที่ 157/2543)

ประกาศมหาวิทยาลัยฯ ทั้ง 2 ฉบับ กำหนดให้ทุกหน่วยงานจัดเก็บเอกสารเป็นระบบภายใต้ 14 หมวดหลัก 77 หมวดรอง  ซึ่งศูนย์บรรณสารฯ ก็ได้ดำเนินการอย่างต่อเนื่อง และในปีการศึกษา 2561 สำนักงานเลขานุการก็ได้ทำการสำรวจเอกสาร และจัดทำทะเบียนรายชื่อเอกสารใช้งานของศูนย์บรรณสารฯ ส่งให้กับกองกลางแล้ว เมื่อวันที่ 30 ตุลาคม พ.ศ. 2561 โดยมีรายละเอียดของแฟ้มเอกสารทั้งหมด ดังนี้

ทั้งนี้ แผนกใดในศูนย์บรรณสารสนเทศ ยังไม่มีแฟ้มเอกสารของแผนกในทะเบียนรายชื่อเอกสาร จะได้มีการประสานงานเพื่อจัดเข้าระบบ เพื่อเป็นการสนับสนุนการทำงานของทุกแผนกให้มีความสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

View (32)


Comments are closed

»  Substance:WordPress   »  Style:Ahren Ahimsa