ตามภารกิจของ ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ในการทำหน้าที่เป็นหน่วยงานสนับสนุนการเรียนรู้ นั้น การดำเนินการต่างๆ จึงมีไฟล์เอกสารทั้งที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน การปฏิบัติงาน การให้บริการของศูนย์ฯ อยู่เป็นจำนวนมาก  มีการจัดเก็บไฟล์เอกสารสำหรับการบริหารงาน และการดำเนินงานของผู้บริหาร และหัวหน้าแผนก อยู่ในแพลตฟอร์มหนึ่ง ซึ่งมีการบันทึกข้อมูลต่างๆ  และผู้มีสิทธิ์สามารถเข้าไปบันทึกและแก้ไขในการทำงานร่วมกัน แต่เนื่องจากมีการจำกัดสิทธิ์ใช้เฉพาะผู้บริหารและหัวหน้าแผนก และบุคลากรต้องเรียนรู้วิธีการใช้ ทำให้ต้องเริ่มมีการวางแผนในการจัดการไฟล์เอกสารต่างๆ ให้เป็นระบบมากขึ้น และง่ายต่อบุคลากรแต่ละระดับในการเข้าใช้ เพื่อให้สามารถเข้าใช้และทำงานร่วมกันต่อไปได้ในวงกว้างมากขึ้น

Pain Point: (ปัญหา)
1. บุคลากรลดน้อยลง ต้องมอบหมายงานให้บุคลากรอื่นมาปฏิบัติงานแทน
2. เอกสารอยู่ที่ตัวบุคลากร  ไม่มีการส่งมอบไฟล์เอกสาร อย่างเป็นทางการเพื่อให้บุคลากรอื่นๆ สามารถใช้ไฟล์เอกสารและทำงานร่วมกันหรือทำงานทดแทนกันได้
3. ไม่มีการจัดการหรือจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ อย่างเป็นระบบเพื่อให้สามารถจัดเก็บและค้นได้
4. เอกสารมีการสูญหาย หรือเปิดอ่านจากสื่อที่บันทึกไม่ได้
5. ความไม่ปลอดภัยในการจัดเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ของบุคลากร
6. จัดเก็บไฟล์ขนาดใหญ่ได้แทนการใช้สื่อบันทึกอื่นๆ  ที่หน่วยงานอื่นส่งไฟล์เอกสารเข้ามา

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา:

ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้ร่วมกันพิจารณาหาแนวทางการบริหารจัดการไฟล์เอกสารและการใช้ไฟล์เอกสารในระบบส่วนกลาง เพื่อเป็นการบริหารความเสี่ยง และเพื่อเป็นการหาแนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารจัดการและการใช้ไฟล์เอกสาร เพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากบุคลากรแต่ละแผนก/งาน โดยในจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ครั้งที่ 1 เมื่อวันที่ 16 ธันวาคม 2565 ได้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เฉพาะกลุ่มผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก และนักเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องการบริหารจัดการไฟล์ การใช้ไฟล์เอกสาร ที่จัดเก็บไว้ในระบบส่วนกลาง

โดยที่ประชุมได้มีการแลกเปลี่ยนความรู้  โดยการแบ่งเป็นประเด็นต่างๆ ดังนี้ 
1. การพิจารณาเลือกใช้ระบบส่วนกลางในการจัดเก็บ/ใช้ไฟล์เอกสาร

2. แนวปฏิบัติทางด้านเทคนิค

3. แนวปฏิบัติโครงสร้างการจัดเก็บไฟล์เอกสาร

1. การพิจารณาใช้ระบบส่วนกลางในการจัดเก็บ/ใช้ไฟล์เอกสาร

ควรมีระบบส่วนกลางเพื่อจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ และเพื่อให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถเข้ามาใช้ไฟล์เอกสารร่วมกันได้  โดยมีเหตุผลดังนี้

1.1 สามารถจัดเก็บไฟล์เอกสารอย่างเป็นระบบ เอกสารไม่สูญหาย

1.2 สามารถจัดเก็บไฟล์เอกสารจากหน่วยงานอื่นภายในมหาวิทยาลัยแทนสื่อบันทึก

1.3 มีความปลอดภัยต่อการจัดเก็บ สามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา

1.4 สามารถจัดเก็บไฟล์ขนาดใหญ่ได้

1.5 สามารถใช้งานร่วมกันได้ และสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามความเหมาะสมของการใช้งาน

1.6 เป็นการจัดการองค์ความรู้ขององค์กร

1.7 ใช้ทรัพยากรที่มหาวิทยาลัยจัดซื้อมาอย่างเป็นประโยชน์ และเก็บไฟล์ได้เยอะกว่าแพลตฟอร์มอื่นๆ ได้แก่ One Drive

1.8 ลดทรัพยากรกระดาษ

2. แนวปฏิบัติทางด้านเทคนิค

แผนกทรัพยากรการเรียนรู้ ทำหน้าที่เป็นแอดมิน ในการบริหารจัดการระบบส่วนกลาง โดยมีแนวทางต่างๆ ดังนี้

2.1 แอดมินกำหนดสิทธิ์การใช้งานของบุคลากรแต่ละคน

2.2 เจ้าของงานต้องแจ้งทางแอดมิน เพื่อกำหนดสิทธิ์การใช้งาน

2.3 ต้องใช้อีเมล @live.hcu.ac.th เท่านั้น

2.4 การใช้งานควรใช้เฉพาะกลุ่มคนที่ให้สิทธิ์เท่านั้น

2.5 เจ้าของงานต้องเป็นผู้ดูแลไฟล์ในแต่ละโฟลเดอร์

2.6 การตั้งชื่อโฟลเดอร์และชื่อไฟล์ ควรมีแนวทางในการตั้งชื่อโฟรเดอร์และชื่อไฟล์ให้เป็นแนวทางหรือมาตรฐานเดียวกัน

3. แนวปฏิบัติโครงสร้างการจัดเก็บไฟล์เอกสาร

การกำหนดโครงสร้างการจัดเก็บไฟล์เอกสาร คำนึงถึงไฟล์เอกสารสำคัญที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานของแต่ละแผนก และไฟล์เอกสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ โดยมีการกำหนดโครงสร้าง ดังนี้

3.1 กำหนดชื่อโฟลเดอร์เป็น

– ปีการศึกษา  เช่น ปีการศึกษา 2563,  ปีการศึกษา 2564, ปีการศึกษา 2565

— แบ่งย่อยตามแผนก 4 แผนก ได้แก่

— แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ

— แผนกบริการสารสนเทศ

— แผนกทรัพยากรการเรียนรู้

— สำนักงานเลขานุการ

— หอจดหมายเหตุ

— คณะกรรมการชุดต่างๆ ของศูนย์บรรณสารสนเทศ มีการประชุมและมีไฟล์เอกสารที่จำเป็นในการส่งมหาวิทยาลัย

— เอกสารหน่วยตรวจสอบภายใน มีไฟล์เอกสารที่จำเป็นตามรายการที่หน้วยงานตรวจสอบภายในต้องการใช้ตรวจสอบ

— งานวิจัย  (สำนักพัฒนาวิชาการ ส่งไฟล์แทนการส่งทางอีเมล หรือทางสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์)

— วิทยานิพนธ์  (บัณฑิตวิทยาลัยส่งไฟล์ แทนสื่อบันทึก)

— ครุภัณฑ์ เก็บไฟล์เอกสารครุภัณฑ์ที่ได้รับจากกองพัสดุ เพื่อการตรวจสอบในแต่ละปี และเป็นการใช้งานร่วมกันของบุคลากรแต่ละแผนกในการสำรวจครุภัณฑ์

—- เอกสารครุภัณฑ์

—- ทะเบียนครุภัณฑ์

—  เอกสารประกอบการสอน

—–  แบ่งตามคณะ

4. แนวปฏิบัติในการสร้างโฟลเดอร์และไฟล์เอกสาร

การกำหนดชื่อโฟลเดอร์ ไฟล์เอกสาร (บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ และบุญเกียรติ เจตน์จำนงนุช, 2556)
1. ควรใช้ภาษาอังกฤษ สั้น กระชับ สื่อความหมาย แต่ด้วยทักษะในการสื่อสารภาษาอังกฤษ อาจจะทำให้การตั้งชื่อโฟลเดอร์ด้วยภาษาอังกฤษ เป็นการยาก ในกรณีนี้ ให้ตั้งชื่อโฟลเดอร์เป็นภาษาไทย เพื่อให้สะดวกในการค้นหาและใช้โฟลเดอร์ที่ถูกต้องตรงกัน

2. กรณีที่ต้องนำไฟล์ขึ้นเว็บ ให้ปรับชื่อภาษาไทยเป็นภาษาอังกฤษ กรณีที่มีหลายคำ ให้ใช้เครื่องหมาย (-) หรือ เครื่อง hyphen คั่นระหว่างคำ หลีกเลี่ยงการใช้ช่องว่าง หรือเครื่องหมาย ( _ ) หรือ เครื่องหมาย underscore

รายการอ้างอิง

บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ และบุญเกียรติ เจตน์จำนงนุช. (2556). คู่มือการเตรียมสื่อดิจิทัลที่มีคุณภาพ. พิมพ์ครั้งที่ 2. ปทุมธานี : ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ.

View (57)