SIDEBAR
»
S
I
D
E
B
A
R
«
การส่งหนังสือซ่อม : กระบวนการใหม่
กันยายน 24th, 2021 by supaporn

เดิมศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีกระบวนส่งหนังสือซ่อมจากแผนกบริการสารสนเทศ โดยการลงบันทึกลงในกระดาษ และส่งตัวเล่มที่มีความชำรุดมายังงานซ่อมทรัพยากรสารสนเทศ แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ เมื่อดำเนินการซ่อมเสร็จแล้ว มีการส่งกลับมายังแผนกบริการฯ พร้อมเปลี่ยนสถานภาพของหนังสือเพื่อให้บริการต่อไป แม้ว่าจะเป็นกระบวนการที่มีขั้นตอนไม่มากก็ตาม แต่เกิดปัญหา มีหนังสือค้างการซ่อมเป็นจำนวนมาก จึงได้มีการวิเคราะห์เพื่อหาทางแก้ไข

Pain Point: หนังสือที่ส่งมาซ่อม ค้างอยู่ที่ห้องซ่อมจำนวนมาก

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา

สาเหตุของปัญหา แนวทางการแก้ปัญหา
1. มีเจ้าหน้าที่หลายคนในการส่งหนังสือซ่อม 1. กำหนดให้มีเพียง 1 คน ในแต่ละชั้นที่เป็นพื้นที่ให้บริการการอ่าน (รวมเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ส่งหนังสือซ่อม 2 คน)
2. ส่งหนังสือซ่อมมาตลอดเวลา 2. กำหนดวงรอบในการส่งหนังสือซ่อม
3. บันทึกรายการส่งหนังสือซ่อมด้วยกระดาษ ยากต่อการเพิ่มเติม แก้ไข ปรับปรุงข้อมูล มีการใช้งานกันหลายคน   ทำให้ยุ่งยากในการปรับแก้ไข เกิดปัญหาข้อมูลไม่ตรงกับในระบบห้องสมุด 3. มีการออกแบบข้อมูลและกรอกใน Google form เพื่อใช้บันทึกข้อมูลต่างๆ ของหนังสือที่ส่งซ่อม เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หมายเลข ISBN บาร์โคด  หมายเลขฉบับที่ส่งซ่อม  สภาพของหนังสือ วันที่ส่งซ่อม การติดตาม เป็นต้น เพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ในการส่งหนังสือซ่อมบันทึก เจ้าหน้าที่แผนกบริการฯ เท่านั้น เป็นผู้บันทึก และเปลี่ยนสถานภาพเป็นห้องหนังสือซ่อม (Repair room) เพื่อให้ทราบว่า หนังสือรายการนั้น ๆ อยู่ที่ระหว่างการส่งซ่อม และเปลี่ยนสถานภาพเป็นให้บริการได้ (Available) เมื่อหนังสือซ่อมกลับขึ้นมาในสภาพเรียบร้อย พร้อมขึ้นชั้นเพื่อให้บริการ
4. ติดตามการซ่อมหนังสือไม่เป็นระบบ ติดตามแล้วไม่มีการส่งหนังสือซ่อมขึ้นมาตามรอบของการส่งหนังสือ และมิได้มีการติดตามอย่างต่อเนื่อง  ทำให้หนังสือที่ส่งซ่อมเป็นเวลานาน ไม่ได้ส่งขึ้นมาตามระยะเวลาที่ควรจะเป็น 4. กำหนดระยะเวลาในการติดตาม กรณีที่เลยกำหนดส่งตามที่ระบุไว้ในการส่งหนังสือซ่อม ให้มีการติดตาม 3 ครั้ง ถ้ายังไม่มีการส่งขึ้นมาให้แจ้งผู้บังบัญชาตามลำดับ
5. ไม่จัดระบบในการซ่อมหนังสือ ไม่มีการจัดลำดับของการส่งหนังสือซ่อม ทำให้หนังสือที่เคยส่งซ่อมนานแล้ว ไม่ได้รับการซ่อมและถูกเก็บไว้ที่ห้องซ่อมหนังสือเป็นเวลานาน 5. มีข้อกำหนดในการส่งหนังสือซ่อมเพียงครั้งละ 40 เรื่อง โดยแบ่งแผนกบริการฯ ชั้น 3 และ 4 ชั้นละ 20 เรื่อง และต้องซ่อมให้แล้วเสร็จทั้งหมด 40 ชื่อเรื่อง ในระยะเวลา 1 เดือนครึ่ง เนื่องจากอาจจะมีหนังสือที่สภาพการซ่อมไม่เท่ากัน อาจจะใช้เวลาต่างกัน (มาก/น้อยในแต่ละรอบ) จึงจะส่งหนังสือซ่อมรอบใหม่
6. หนังสือที่ส่งซ่อมเกิดการชำรุดมากขึ้น เมื่อถูกทิ้ง หรือมีการทับของหนังสือที่ส่งเข้ามาเป็นระยะๆ และเป็นระยะเวลานาน 6. มีกำหนดระยะเวลาและจะไม่ส่งชุดใหม่ลงไป น่าจะทำให้แก้ปัญหานี้ได้
7. ข้อมูลหรือหลักฐานของหนังสือที่ส่งซ่อมเกิดการสูญหาย หรือขาดหายไป เช่น บาร์โคด ส่วนสำคัญของหนังสือ เป็นต้น ทำให้เพิ่มความยากในการซ่อมหรือใช้เวลาในการตรวจสอบหลักฐาน 7. มีกำหนดระยะเวลาและจะไม่ส่งชุดใหม่ลงไป น่าจะทำให้แก้ปัญหานี้ได้
8. หนังสือที่ส่งซ่อมเกิดการสูญหาย 8. มีกำหนดระยะเวลาและจะไม่ส่งชุดใหม่ลงไป น่าจะทำให้แก้ปัญหานี้ได้
9. ซ่อมแล้วไม่สมบูรณ์ สวยงาม 9. มีการตรวจสอบคุณภาพของการซ่อม ถ้าไม่เรียบร้อยให้ส่งกลับซ่อมใหม่
10. บาร์โคดมีการซ้ำกับบาร์โคดของหนังสือเล่มอื่น (บางครั้ง) 10. ช่วยดูแลในส่วนนี้ โดยหัวหน้าแผนกจัดหาฯ เพื่อมิให้เกิดความซ้ำซ้อนของบาร์โคด และส่งกลับคืนมาในจำนวนที่ส่งซ่อม

การปรับกระบวนการใหม่นี้ จะเริ่มในเดือนตุลาคม 2564 โดยจะให้มีการดำเนินการแล้วจึงมีการติดตามผลการดำเนินงาน และนำผลการดำเนินงาน หรือปัญหาที่เกิดขึ้นมาปรับปรุงต่อไป เพื่อให้มีกระบวนการที่ดียิ่งขึ้นต่อไป

View (21)


Comments are closed

»  Substance:WordPress   »  Style:Ahren Ahimsa