ตามภารกิจของ ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ในการทำหน้าที่เป็นหน่วยงานสนับสนุนการเรียนรู้ นั้น การดำเนินการต่างๆ จึงมีไฟล์เอกสารทั้งที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน การปฏิบัติงาน การให้บริการของศูนย์ฯ อยู่เป็นจำนวนมาก มีการจัดเก็บไฟล์เอกสารสำหรับการบริหารงาน และการดำเนินงานของผู้บริหาร และหัวหน้าแผนก อยู่ในแพลตฟอร์มหนึ่ง ซึ่งมีการบันทึกข้อมูลต่างๆ และผู้มีสิทธิ์สามารถเข้าไปบันทึกและแก้ไขในการทำงานร่วมกัน แต่เนื่องจากมีการจำกัดสิทธิ์ใช้เฉพาะผู้บริหารและหัวหน้าแผนก และบุคลากรต้องเรียนรู้วิธีการใช้ ทำให้ต้องเริ่มมีการวางแผนในการจัดการไฟล์เอกสารต่างๆ ให้เป็นระบบมากขึ้น และง่ายต่อบุคลากรแต่ละระดับในการเข้าใช้ เพื่อให้สามารถเข้าใช้และทำงานร่วมกันต่อไปได้ในวงกว้างมากขึ้น
Pain Point: (ปัญหา)
1. บุคลากรลดน้อยลง ต้องมอบหมายงานให้บุคลากรอื่นมาปฏิบัติงานแทน
2. เอกสารอยู่ที่ตัวบุคลากร ไม่มีการส่งมอบไฟล์เอกสาร อย่างเป็นทางการเพื่อให้บุคลากรอื่นๆ สามารถใช้ไฟล์เอกสารและทำงานร่วมกันหรือทำงานทดแทนกันได้
3. ไม่มีการจัดการหรือจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ อย่างเป็นระบบเพื่อให้สามารถจัดเก็บและค้นได้
4. เอกสารมีการสูญหาย หรือเปิดอ่านจากสื่อที่บันทึกไม่ได้
5. ความไม่ปลอดภัยในการจัดเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ของบุคลากร
6. จัดเก็บไฟล์ขนาดใหญ่ได้แทนการใช้สื่อบันทึกอื่นๆ ที่หน่วยงานอื่นส่งไฟล์เอกสารเข้ามา
การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา:
สาเหตุของปัญหา |
แนวทางการแก้ปัญหา |
1. บุคลากรลดน้อยลง ต้องมอบหมายงานให้บุคลากรอื่นปฏิบัติงานแทน |
1. จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้และมอบไฟล์เอกสารหรือคู่มือต่างๆ ไว้ในส่วนกลาง |
2. เอกสารอยู่ที่ตัวบุคลากร |
2. ให้บุคลากรส่งมอบไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานจัดเก็บไว้ในส่วนกลาง |
3. ไม่มีการจัดการหรือจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ อย่างเป็นระบบ |
3. จัดทำแนวทางในการจัดเก็บไฟล์เอกสารอย่างเป็นระบบในส่วนกลาง |
4. เอกสารมีการสูญหาย หรือเปิดอ่านจากสื่อที่บันทึกไม่ได้ |
4. ให้บุคลากรส่งมอบไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาไว้ในระบบส่วนกลาง |
5. ความไม่ปลอดภัยในการจัดเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ของบุคลากร |
5. ให้บุคลากรส่งมอบไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาไว้ในระบบส่วนกลาง |
6. จัดเก็บไฟล์ขนาดใหญ่แทนการใช้สื่อบันทึกอื่นๆ |
6. ประสานงานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการส่งไฟล์เอกสาร เช่น งานวิจัย วิทยานิพนธ์ หรืออื่นๆ เข้ามาในระบบส่วนกลางแทนการส่งด้วยสื่อบันทึก |
ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้ร่วมกันพิจารณาหาแนวทางการบริหารจัดการไฟล์เอกสารและการใช้ไฟล์เอกสารในระบบส่วนกลาง เพื่อเป็นการบริหารความเสี่ยง และเพื่อเป็นการหาแนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารจัดการและการใช้ไฟล์เอกสาร เพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากบุคลากรแต่ละแผนก/งาน โดยในจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ครั้งที่ 1 เมื่อวันที่ 16 ธันวาคม 2565 ได้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เฉพาะกลุ่มผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก และนักเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องการบริหารจัดการไฟล์ การใช้ไฟล์เอกสาร ที่จัดเก็บไว้ในระบบส่วนกลาง
โดยที่ประชุมได้มีการแลกเปลี่ยนความรู้ โดยการแบ่งเป็นประเด็นต่างๆ ดังนี้ Read the rest of this entry »
View (57)