ตามภารกิจของ ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ในการทำหน้าที่เป็นหน่วยงานสนับสนุนการเรียนรู้ นั้น การดำเนินการต่างๆ จึงมีไฟล์เอกสารทั้งที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน การปฏิบัติงาน การให้บริการของศูนย์ฯ อยู่เป็นจำนวนมาก  มีการจัดเก็บไฟล์เอกสารสำหรับการบริหารงาน และการดำเนินงานของผู้บริหาร และหัวหน้าแผนก อยู่ในแพลตฟอร์มหนึ่ง ซึ่งมีการบันทึกข้อมูลต่างๆ  และผู้มีสิทธิ์สามารถเข้าไปบันทึกและแก้ไขในการทำงานร่วมกัน แต่เนื่องจากมีการจำกัดสิทธิ์ใช้เฉพาะผู้บริหารและหัวหน้าแผนก และบุคลากรต้องเรียนรู้วิธีการใช้ ทำให้ต้องเริ่มมีการวางแผนในการจัดการไฟล์เอกสารต่างๆ ให้เป็นระบบมากขึ้น และง่ายต่อบุคลากรแต่ละระดับในการเข้าใช้ เพื่อให้สามารถเข้าใช้และทำงานร่วมกันต่อไปได้ในวงกว้างมากขึ้น

Pain Point: (ปัญหา)
1. บุคลากรลดน้อยลง ต้องมอบหมายงานให้บุคลากรอื่นมาปฏิบัติงานแทน
2. เอกสารอยู่ที่ตัวบุคลากร  ไม่มีการส่งมอบไฟล์เอกสาร อย่างเป็นทางการเพื่อให้บุคลากรอื่นๆ สามารถใช้ไฟล์เอกสารและทำงานร่วมกันหรือทำงานทดแทนกันได้
3. ไม่มีการจัดการหรือจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ อย่างเป็นระบบเพื่อให้สามารถจัดเก็บและค้นได้
4. เอกสารมีการสูญหาย หรือเปิดอ่านจากสื่อที่บันทึกไม่ได้
5. ความไม่ปลอดภัยในการจัดเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ของบุคลากร
6. จัดเก็บไฟล์ขนาดใหญ่ได้แทนการใช้สื่อบันทึกอื่นๆ  ที่หน่วยงานอื่นส่งไฟล์เอกสารเข้ามา

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา:

ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้ร่วมกันพิจารณาหาแนวทางการบริหารจัดการไฟล์เอกสารและการใช้ไฟล์เอกสารในระบบส่วนกลาง เพื่อเป็นการบริหารความเสี่ยง และเพื่อเป็นการหาแนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารจัดการและการใช้ไฟล์เอกสาร เพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากบุคลากรแต่ละแผนก/งาน โดยในจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ครั้งที่ 1 เมื่อวันที่ 16 ธันวาคม 2565 ได้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เฉพาะกลุ่มผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก และนักเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องการบริหารจัดการไฟล์ การใช้ไฟล์เอกสาร ที่จัดเก็บไว้ในระบบส่วนกลาง

โดยที่ประชุมได้มีการแลกเปลี่ยนความรู้  โดยการแบ่งเป็นประเด็นต่างๆ ดังนี้  Read the rest of this entry »

View (57)